“施貴寶”的特色內(nèi)控
中美合資上海施貴寶制藥有限公司(以下簡稱“施貴寶”)在實(shí)施內(nèi)部財(cái)務(wù)的監(jiān)控過程中,主要采取了以下幾項(xiàng)措施:
預(yù)算監(jiān)控管理
1.預(yù)算管理的全面性。
“施貴寶”將與企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)有關(guān)的內(nèi)容,例如:銷售、成本、固定資產(chǎn)投資、人員流動(dòng)、現(xiàn)金流量等全部納入預(yù)算管理,實(shí)行有效監(jiān)控。預(yù)算每年8月開始編制,年底董事會(huì)通過后,第二年開始執(zhí)行。企業(yè)每個(gè)部門經(jīng)理以及總監(jiān)以上管理者都有一份預(yù)算表,預(yù)算執(zhí)行情況納入考核,包括管理者的個(gè)人費(fèi)用也專門設(shè)立一個(gè)賬戶,既不能超支,也不能結(jié)余,否則說明預(yù)算制定缺乏準(zhǔn)確性。
2.預(yù)算管理的嚴(yán)肅性。
每年在制定預(yù)算時(shí),對(duì)可能出現(xiàn)的預(yù)算增減,部門經(jīng)理必須站在講臺(tái)上,面對(duì)審查人員的提問,說出預(yù)算升、降的依據(jù),其中包括要預(yù)計(jì)到下一個(gè)年度國家宏觀經(jīng)濟(jì)的走向、市場銷售新產(chǎn)品的力度、廣告費(fèi)投入的數(shù)量等等,所有這些內(nèi)容都要有充足的依據(jù)??偨?jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)和市場總監(jiān)還要到總部匯報(bào)預(yù)算制定和執(zhí)行的情況,這一切既是監(jiān)控預(yù)算執(zhí)行情況的需要,也是公司在實(shí)際工作中測(cè)評(píng)考核管理人員業(yè)務(wù)能力的需要。
責(zé)任授權(quán)管理
“施貴寶”從總經(jīng)理到部門主管,所有人的權(quán)力都是有限的,被約束的。授權(quán)管理的方法是通過授權(quán)通知書來明確授權(quán)事項(xiàng)和使用資金的限額。授權(quán)管理的原則是:對(duì)在授權(quán)范圍內(nèi)的行為給予充分信任,但對(duì)授權(quán)之外的行為不予認(rèn)可。授權(quán)通知書除授權(quán)人持有外,還下達(dá)公司的相關(guān)部門,這些部門一律按授權(quán)范圍嚴(yán)格執(zhí)行。
根據(jù)授權(quán)管理原則,公司設(shè)計(jì)好管理程序,管理人員如違反要求,將受到追究和處理,直至除名。對(duì)于公司內(nèi)部的重大問題,由公司管理委員會(huì)集體討論決定,該委員會(huì)由董事長、總經(jīng)理、副總經(jīng)理和財(cái)務(wù)總監(jiān)等人組成。
職責(zé)分離管理
該公司按照總部的要求,對(duì)所有相關(guān)職責(zé)的崗位實(shí)施分離管理,以化解可能出現(xiàn)的危害公司利益的風(fēng)險(xiǎn),這方面集中體現(xiàn)在工程招投標(biāo)和內(nèi)部采購方面。
在公司工程部,負(fù)責(zé)招投標(biāo)的是物資采購部。工程部沒有決定承包工程的權(quán)力,只負(fù)責(zé)提供三家以上的承包方,以及與此相關(guān)的資質(zhì)證書,決定工程招標(biāo)時(shí),按照同價(jià)情況下看質(zhì)量,同質(zhì)量情況下取最低價(jià)的原則進(jìn)行比較。除此之外,財(cái)務(wù)部還具有監(jiān)督和否決權(quán),即你認(rèn)為這個(gè)工程的報(bào)價(jià)最低,財(cái)務(wù)部認(rèn)為在相同質(zhì)量下還有比這一價(jià)格更低的,就可以否決你的方案。
信息記錄管理
國外跨國公司強(qiáng)調(diào)所有經(jīng)濟(jì)活動(dòng)都要有記錄,公司在信息管理上要求做到完整、準(zhǔn)確、及時(shí)和安全。信息的完整就是禁止賬外賬,并做到有始有終;信息的準(zhǔn)確就是保持賬與賬之間的真實(shí),并定期核對(duì);信息的及時(shí)就是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生后及時(shí)入賬,無論什么財(cái)務(wù)賬,必須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)入賬;信息的安全,就是將所有的客戶建立檔案,輸入電腦,按業(yè)務(wù)量和信用情況給予不同的信用額度。公司設(shè)立了黑名單,如果欠賬未付清,就會(huì)進(jìn)入黑名單,絕對(duì)輸不進(jìn)銷售單。
總部審計(jì)管理
公司總部每年派人來公司審計(jì),主要是看對(duì)施貴寶總部制定的政策執(zhí)行情況如何。審計(jì)的重點(diǎn)是合法銷售,公司產(chǎn)品的銷售是建立在質(zhì)量、服務(wù)、價(jià)格和其他合法的市場機(jī)制基礎(chǔ)上的;二是禁止賄賂,以賄賂獲取銷售在公司將被完全杜絕;三是無政治性捐助;四是公私分開,包括打電話上公私也要嚴(yán)格分開,施貴寶公司認(rèn)為如果一個(gè)人公私不分,那么這個(gè)人的素質(zhì)是有問題的;五是一切活動(dòng)都要有記錄,因此總部每年來重點(diǎn)審計(jì),且來的人不可能重復(fù)出現(xiàn),以后再來另一批人審計(jì),專門找毛病,對(duì)查出的問題嚴(yán)肅處理。
中美合資上海施貴寶制藥有限公司的內(nèi)部控制制度主要從四個(gè)層面強(qiáng)化了財(cái)務(wù)管理:
第一個(gè)層面是預(yù)算監(jiān)控?!笆┵F寶”深諳預(yù)算監(jiān)控的重要,該公司對(duì)預(yù)算的管理體現(xiàn)了全面性和嚴(yán)肅性的原則。該公司對(duì)預(yù)算管理的全面性在于將與公司經(jīng)濟(jì)運(yùn)作有關(guān)的內(nèi)容實(shí)行有效監(jiān)控。該公司預(yù)算的制定、執(zhí)行程序化中一個(gè)值得借鑒的舉措是:特別要求預(yù)算期終結(jié)時(shí),預(yù)算的實(shí)際執(zhí)行必須與預(yù)算相符,將其作為對(duì)預(yù)算制定者制定預(yù)算效益實(shí)績的考核標(biāo)準(zhǔn)。
該公司對(duì)預(yù)算管理的嚴(yán)肅性在于:其一,公司預(yù)算通過之后,公司的各部門及員工必須堅(jiān)決執(zhí)行。其二,公司的總經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)和市場總監(jiān)定期到總部匯報(bào)預(yù)算制定和執(zhí)行的情況,將其作為監(jiān)控預(yù)算執(zhí)行情況及對(duì)預(yù)算執(zhí)行者執(zhí)行預(yù)算效益實(shí)績的考核標(biāo)準(zhǔn)。
第二個(gè)層面是責(zé)任授權(quán)?!笆┵F寶”內(nèi)部控制的一項(xiàng)重要舉措是責(zé)任授權(quán)。該公司從總經(jīng)理到部門主管,所有人員的權(quán)力不僅是有限的,而且是被約束的。該公司授權(quán)控制的方法較為規(guī)范,能根據(jù)財(cái)務(wù)管理授權(quán)理論的要求,通過授權(quán)通知書來明確授權(quán)事項(xiàng)和使用資金的限額。同時(shí),該公司能夠遵循授權(quán)控制的原則指導(dǎo)公司的運(yùn)作,即在授權(quán)范圍內(nèi)的行為給予充分信任,但對(duì)授權(quán)之外的行為不予認(rèn)可。
第三個(gè)層面是職責(zé)分離。“施貴寶”依據(jù)不相容崗位相互分離,也就是不相容職務(wù)分工的內(nèi)部控制原理,將公司所有相關(guān)職責(zé)的崗位實(shí)施分離管理,以化解可能出現(xiàn)的危害公司利益的風(fēng)險(xiǎn),從而對(duì)公司的運(yùn)作予以有效地制約和監(jiān)督。該公司將所有相關(guān)職責(zé)的崗位實(shí)施分離管理的做法雖然可能會(huì)影響一些效率,但是分工起到了化解可能出現(xiàn)的危害公司利益的風(fēng)險(xiǎn),實(shí)踐證明是利大于弊。
第四個(gè)層面是信息記錄。信息記錄是公司一項(xiàng)不可或缺的重要工作,也是內(nèi)部控制的一個(gè)重要方面?!笆┵F寶”在信息管理上要求做到完整、準(zhǔn)確、及時(shí)和安全。
一個(gè)健全的公司財(cái)務(wù)控制體系,除預(yù)算監(jiān)控、責(zé)任授權(quán)、職責(zé)分離、信息記錄等四方面的內(nèi)容外,還應(yīng)包括責(zé)任制度、定額標(biāo)準(zhǔn)控制、實(shí)物控制、財(cái)務(wù)結(jié)算中心與財(cái)務(wù)公司和財(cái)務(wù)總監(jiān)委派制等。湯谷良、袁琳