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用ERP增強(qiáng)企業(yè)內(nèi)控

      財(cái)政部在2001年6月22日發(fā)布的《內(nèi)部會(huì)計(jì)控制規(guī)范——基本規(guī)范（試行）》（以下簡(jiǎn)稱《規(guī)范》）中將內(nèi)部會(huì)計(jì)控制定義為：?jiǎn)挝粸榱颂岣邥?huì)計(jì)信息質(zhì)量、保證資產(chǎn)的安全、完整，確保有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度的執(zhí)行等而制定和實(shí)施的一系列控制方法、措施和程序，并提出了職務(wù)分離、授權(quán)批準(zhǔn)等具體方法。近年來(lái)，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立和完善，我國(guó)企業(yè)逐步加強(qiáng)了對(duì)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制（以下簡(jiǎn)稱“內(nèi)控”）的重視程度，紛紛在《規(guī)范》的指導(dǎo)下制定了具體的內(nèi)控制度并采取了相關(guān)措施。但是從陸續(xù)爆出的資產(chǎn)流失、會(huì)計(jì)造假等企業(yè)丑聞可以看出，控制效果不盡人意。出現(xiàn)問(wèn)題的一個(gè)重要原因是落后的控制手段不適應(yīng)日益復(fù)雜的控制環(huán)境和控制程序，極大地阻礙了內(nèi)控目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。隨著我國(guó)企業(yè)信息化工作的開(kāi)展，以財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理為核心的企業(yè)資源計(jì)劃（EnterpriseResourceProject）（以下簡(jiǎn)稱“ERP”）在企業(yè)中得到了推廣和應(yīng)用。充分利用這一系統(tǒng)，通過(guò)信息化手段進(jìn)行內(nèi)控，可以提高控制效率，加強(qiáng)控制效果，促進(jìn)內(nèi)控工作順利開(kāi)展。

　　現(xiàn)有企業(yè)會(huì)計(jì)控制的局限性

　　由于技術(shù)條件的限制，目前我國(guó)大多數(shù)企業(yè)主要通過(guò)人工操作、現(xiàn)場(chǎng)檢查等手段實(shí)施內(nèi)控。在現(xiàn)代企業(yè)中，僅僅依靠這些傳統(tǒng)的手段無(wú)法滿足內(nèi)控的要求，其存在的局限主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：

　　1.控制效率低下。在相互牽制、相互核對(duì)、檢查監(jiān)督等重要的內(nèi)容措施實(shí)施過(guò)程中，包含大量的信息提取、傳輸和校驗(yàn)等工作?，F(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營(yíng)環(huán)境復(fù)雜、經(jīng)營(yíng)內(nèi)容廣泛、地理分布遼闊，信息處理工作量非常大。如果采用傳統(tǒng)手段，不僅速度慢而且花費(fèi)大?，F(xiàn)代經(jīng)濟(jì)學(xué)理論認(rèn)為，制度能否得到有效執(zhí)行的一個(gè)關(guān)鍵因素在于其交易成本的高低，因此，工作效率及經(jīng)濟(jì)效率低下可能造成企業(yè)的內(nèi)控制度流于形式。

　　2.難以避免主觀因素的影響?，F(xiàn)代企業(yè)提倡“以人為本”的管理理念，因此在制度的制定和執(zhí)行過(guò)程中不能忽視人性的弱點(diǎn)。在我國(guó)企業(yè)，通過(guò)人工進(jìn)行內(nèi)控難以逾越以下兩個(gè)障礙，給企業(yè)留下風(fēng)險(xiǎn)隱患：1.人情障礙。我國(guó)社會(huì)有重視人情關(guān)系的文化傳統(tǒng)，在對(duì)關(guān)鍵環(huán)節(jié)的控制中，難免發(fā)生由于控制人“抹不開(kāi)面子、邁不開(kāi)人情”而喪失原則的情況。

　　3.素質(zhì)障礙。員工在內(nèi)控程序執(zhí)行過(guò)程中，由于生理、心理?xiàng)l件的限制，難免發(fā)生錯(cuò)誤或疏漏。

　　利用ERP系統(tǒng)進(jìn)行內(nèi)控的優(yōu)勢(shì)

　　財(cái)政部在《規(guī)范》中要求：內(nèi)部會(huì)計(jì)控制應(yīng)當(dāng)涵蓋單位內(nèi)部涉及會(huì)計(jì)工作的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)及相關(guān)崗位，并應(yīng)針對(duì)業(yè)務(wù)處理過(guò)程中的關(guān)鍵控制點(diǎn)，落實(shí)到?jīng)Q策、執(zhí)行、監(jiān)督、反饋等各個(gè)環(huán)節(jié)。

　　ERP系統(tǒng)是一個(gè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)導(dǎo)向的全面企業(yè)集成（TEI）系統(tǒng)，管理整個(gè)供需鏈（theEntireSupply＆DemandChain），權(quán)衡供需鏈上各個(gè)實(shí)體的價(jià)值，實(shí)現(xiàn)對(duì)制造、財(cái)務(wù)、客戶、分銷和供應(yīng)商的業(yè)務(wù)流程管理。因此，ERP系統(tǒng)的管理范圍與《規(guī)范》的控制要求基本相符，利用ERP系統(tǒng)可以在產(chǎn)、供、銷等各個(gè)環(huán)節(jié)采取措施，實(shí)現(xiàn)對(duì)人、財(cái)、物的全面控制。

　　利用ERP系統(tǒng)，采用信息化手段進(jìn)行內(nèi)控可以有效彌補(bǔ)現(xiàn)有人工會(huì)計(jì)控制的缺陷。一方面，通過(guò)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息處理和傳輸工作，可以極大地提高工作效率；另一方面，通過(guò)軟件系統(tǒng)實(shí)施控制，可以克服人為因素的干擾，做到一絲不茍、鐵面無(wú)私。

　　利用ERP系統(tǒng)進(jìn)行內(nèi)控的方案設(shè)計(jì)

　　1.事前控制，在系統(tǒng)中主要可采取以下預(yù)防措施：

　　（1）預(yù)算控制。將企業(yè)的整體目標(biāo)中分解為具體的控制項(xiàng)目和明確的控制標(biāo)準(zhǔn)，并落實(shí)到相應(yīng)的責(zé)任單位或責(zé)任人。在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，系統(tǒng)將自動(dòng)將實(shí)際情況與預(yù)算目標(biāo)進(jìn)行比較，對(duì)不符合目標(biāo)的業(yè)務(wù)操作進(jìn)行否決或提請(qǐng)授權(quán)機(jī)構(gòu)決策。

　?。?）授權(quán)控制。根據(jù)企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)及員工的崗位責(zé)任，設(shè)置每個(gè)員工對(duì)系統(tǒng)的操作權(quán)限以及對(duì)信息的查詢范圍。系統(tǒng)將保證企業(yè)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)均是由被批準(zhǔn)或被授權(quán)的員工執(zhí)行。

　　通過(guò)ERP系統(tǒng)進(jìn)行事前控制最大的好處是可以增加控制的客觀性，克服控制過(guò)程中的人情障礙，保證相關(guān)政策得到嚴(yán)格的執(zhí)行。

　　2.事中控制，主要是對(duì)操作程序進(jìn)行控制。根據(jù)1978年諾貝爾經(jīng)濟(jì)學(xué)獎(jiǎng)得主、美國(guó)教授赫伯特？亞？西蒙（Herbert.A.Simon）倡導(dǎo)的“有限理性”理論，只要程序合理、過(guò)程規(guī)范，結(jié)果理性自是程序理性的必然結(jié)果。通過(guò)系統(tǒng)可以進(jìn)行以下程序控制：

　?。?）業(yè)務(wù)操作控制。以信息傳遞為線索，以企業(yè)的規(guī)章制度為標(biāo)準(zhǔn)，將費(fèi)用報(bào)銷、庫(kù)存管理、產(chǎn)品購(gòu)銷等經(jīng)常性業(yè)務(wù)的流程加以規(guī)范，并通過(guò)環(huán)境設(shè)置、條件選擇、事項(xiàng)驅(qū)動(dòng)等軟件技術(shù)將其體現(xiàn)在系統(tǒng)中。在日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，系統(tǒng)將自動(dòng)拒絕不符合規(guī)范的操作步驟。

　　（2）會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制。主要可以在以下幾個(gè)方面采取措施：1.會(huì)計(jì)科目、通過(guò)設(shè)置一套名稱準(zhǔn)備、內(nèi)容完整、歸類繁簡(jiǎn)適度的會(huì)計(jì)科目，規(guī)范會(huì)計(jì)核算過(guò)程，方便監(jiān)管信息的提??；2.財(cái)務(wù)政策：由系統(tǒng)根據(jù)預(yù)先設(shè)置的標(biāo)準(zhǔn)，自動(dòng)完成折舊計(jì)提、費(fèi)用攤銷等工作，杜絕利用相關(guān)政策人為調(diào)節(jié)會(huì)計(jì)利潤(rùn)的現(xiàn)象；3.會(huì)計(jì)報(bào)表：利用取數(shù)公式，直接根據(jù)會(huì)計(jì)帳簿生成會(huì)計(jì)報(bào)表，保證報(bào)表數(shù)據(jù)真實(shí)、完整。

　　通過(guò)系統(tǒng)進(jìn)行事中控制，可以有效控制在制度執(zhí)行過(guò)程中，人為因素帶來(lái)的各種隨意性、欺騙性，提高內(nèi)控的穩(wěn)定性、可靠性。

　　3.事后控制，在系統(tǒng)中主要可采取以下檢查措施。

　?。?）數(shù)據(jù)核對(duì)。系統(tǒng)可自動(dòng)核對(duì)內(nèi)部外部數(shù)據(jù)的發(fā)生額及余額是否符合指定的邏輯關(guān)系，并把異常情況及時(shí)提交給相關(guān)的監(jiān)控部門。其中，內(nèi)部核對(duì)是指在各個(gè)子系統(tǒng)之間的核對(duì)，如財(cái)務(wù)部門記錄的往來(lái)款項(xiàng)是否與銷售部門實(shí)現(xiàn)的銷售情況相符，財(cái)務(wù)部門掌握的庫(kù)存變動(dòng)是否與物管部門實(shí)際的出入庫(kù)情況相符等等；外部核對(duì)是指通過(guò)接口將系統(tǒng)數(shù)據(jù)與外部數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)，如通過(guò)電子對(duì)賬單核對(duì)企業(yè)收付的資金是否與銀行記錄相符。

　　（2）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。根據(jù)企業(yè)面臨的各種風(fēng)險(xiǎn)，如籌資風(fēng)險(xiǎn)、投資風(fēng)險(xiǎn)、經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)、環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)等，設(shè)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)模型，并轉(zhuǎn)化成具體的控制項(xiàng)目及風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)。系統(tǒng)可定期搜集相關(guān)數(shù)據(jù)，根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)模型，還原成企業(yè)面臨的風(fēng)險(xiǎn)狀況，生成風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告。

　?。?）檢查計(jì)劃完成情況。系統(tǒng)可定期將企業(yè)的實(shí)際績(jī)效與計(jì)劃目標(biāo)相比較，分析各項(xiàng)具體工作的進(jìn)展情況及其變動(dòng)趨勢(shì)是否符合要求。

　?。?）檢查制度執(zhí)行情況。通過(guò)搜集整理員工的日常操作，系統(tǒng)可定期分析員工的工作內(nèi)容及行為方式是否合乎規(guī)范。

　　通過(guò)系統(tǒng)進(jìn)行事后控制可以確保檢查報(bào)告的客觀性、可靠性，提高檢查效率、降低檢查成本，有利于企業(yè)及時(shí)發(fā)現(xiàn)在目標(biāo)實(shí)現(xiàn)及制度執(zhí)行過(guò)程中的各項(xiàng)偏差。

　　運(yùn)用ERP實(shí)施會(huì)計(jì)控制的重要提示

　　從以上措施可以看出，ERP系統(tǒng)可以在提高會(huì)計(jì)信息質(zhì)量、保證資產(chǎn)安全、保障制度執(zhí)行等各方面發(fā)揮作用。但是，技術(shù)不是萬(wàn)能的。首先，并不是所有的控制目標(biāo)都可以量化，也不是所有的控制手段都可以通過(guò)程序進(jìn)行模擬。僅憑ERP系統(tǒng)不能保證萬(wàn)無(wú)一失。全面、有效的內(nèi)控離不開(kāi)信息手段與傳統(tǒng)手段的協(xié)調(diào)配合。其次，ERP系統(tǒng)只是一種工具，能否發(fā)揮作用取決于管理當(dāng)局的支持程度、系統(tǒng)使用者的素質(zhì)和態(tài)度以及企業(yè)的文化傳統(tǒng)、經(jīng)營(yíng)方式等環(huán)境因素。因此，只有將管理思想與信息技術(shù)完美結(jié)合在一起，才是企業(yè)內(nèi)控有效的解決之道。劉佳

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