內部控制及其審計研究
內部控制作為現代管理制度的重要組成部分,是現代企業(yè)管理的重要手段。筆者愿就“內部控制及其審計研究”這一課題,與審計同仁展開探討,以資共勉。
一、企業(yè)應加強內部控制的建設
從近幾年的審計實踐看,有相當多的企業(yè)在建立健全內部控制方面并沒有引起足夠的重視,從而出現了會計信息失真、漏交稅金、私設“小金庫”、決策失誤、造成國有資產流失等問題。筆者認為,企業(yè)建立健全內部控制制度已迫在眉睫。
(一)企業(yè)內部控制存在的薄弱環(huán)節(jié)
——控制環(huán)境建設薄弱??刂骗h(huán)境是內部控制的基礎,控制環(huán)境的好壞直接影響到企業(yè)內部控制的貫徹執(zhí)行和企業(yè)經營目標及整體戰(zhàn)略目標能否實現。企業(yè)負責人往往比較重視某些基本的內部控制操作,但是疏于內部控制制度建設;重視產供銷環(huán)節(jié)的程序控制,忽視內部控制結構的整體協(xié)調;重視對實物的控制,忽視對行為者的控制。另外,組織機構設置不合理。當前大多數企業(yè)除了法人治理結構形備而實不至外,普遍存在機構臃腫、管理層次多、工作效率低的問題。而且在機構設置中,比較重視縱向間的權利和義務關系,而對橫向間的協(xié)調缺乏足夠重視,導致同級部門之間缺乏必要的交流,信息溝通不靈敏,協(xié)調性差。
——企業(yè)經營行為失控。政府以國家經濟管理者的身份,通過國有資產授權經營機構對國有企業(yè)選派董事長、總經理的形式,行使資產所有者權利,參與企業(yè)重大經營決策;企業(yè)經營者作為企業(yè)管理當局的主體,在接受政府委托管理企業(yè)中,缺乏有效的監(jiān)督。這種情形的管理模式,勢必會弱化內部控制。
——對會計工作重視不夠,會計崗位職責不明。有的領導不重視會計工作,認為會計工作不能創(chuàng)造效益,因而會計人員配備不強,有的甚至配不齊,責權關系不明確,不能相互制約。
(二)健全企業(yè)內部控制應抓好的幾個環(huán)節(jié)
從以上的分析可以看出,建立健全內部控制,不僅必要而且非常緊迫。健全內部控制,需要做的工作很多,從大的原則來說,主要應加大企業(yè)改革力度,建立現代企業(yè)制度,提倡和營造內控文化。從審計實際工作的角度說,筆者認為,應主要抓好以下三個環(huán)節(jié):一是抓企業(yè)領導。企業(yè)領導既是內部控制的制訂者又是執(zhí)行者,只有企業(yè)領導重視,才能選用合適的內部控制管理人員,注重發(fā)揮內部審計的作用,健全內部控制,從而使內部控制落實到位。二是抓監(jiān)督檢查。從國內外的實際看,內部控制的建立,多是外部力量推動的結果,因此現階段,應全力推進內部控制的國家化,這就要求在強化內部審計機構獨立性的基礎上,加大外部監(jiān)督力度。因此,審計等職能部門在對企業(yè)進行監(jiān)督檢查時,必須改變各自為政、各管一攤的老做法,努力使監(jiān)督形成合力,使檢查具有權威性,并幫助企業(yè)不斷完善內部控制,防止企業(yè)內部控制形同虛設現象的發(fā)生。三是抓審計指導。內部審計是對企業(yè)會計資料真實完整的再監(jiān)督,搞好內部審計,不僅可以堵塞漏洞,消除隱患,防止并及時發(fā)現和糾正各種欺詐舞弊行為,保護企業(yè)財產完整,而且可以規(guī)范企業(yè)會計行為,提高會計信息質量,確保國家有關法律法規(guī)和內部規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行。
二、企業(yè)應探索內部控制創(chuàng)新的框架
首先,對企業(yè)內部控制的目標定位要有創(chuàng)新思路。控制目標是內部控制框架建立以及監(jiān)督、考核、評價內部控制的方向性參照物。在內部控制目標明確的前提下,內部控制的范圍才能界定,從而為內部控制的內容設計和評價體系的構建確定基本依據。內部控制的目標體系要符合中國國情,這個體系既要體現出主導目標(資產保全與會計信息真實),也要涉及其他多元化目標(包括企業(yè)的經營活動、對經營效果的考核和對經營效率的評價等方面)。內部控制目標體系應當超越目前制度基礎審計的狹隘視野,將目標定位于公司治理結構層面,把內部控制理解為治理結構制度環(huán)境中的一種措施和手段,制定出既保持連續(xù)性又具有前瞻性的目標。同時,為了使目標具有可操作性和可評價性,將目標分為執(zhí)行結果可計量和不可計量兩類。對可計量的內部控制執(zhí)行情況的計量通常由會計核算、結算和統(tǒng)計等途徑取得,如應收賬款周轉率、凈資產收益率、現金流量等;對不可計量的內部控制執(zhí)行情況的計量通常由測試表來取得,如公司印鑒使用、出差費用審批制度等。
其次,在公司治理結構制度創(chuàng)新的基礎上,構建內部控制創(chuàng)新的框架。治理結構是保證內部控制功能發(fā)揮的前提和基礎,內部控制在治理結構中處于內部管理監(jiān)控的位置。只有建立起公司各參與者(股東、債權人、經營者和其他利益相關者)之間責任、權利和利益的合理配置和相互制衡的制度安排,才能相應地確定內部控制的措施和程序。內部控制創(chuàng)新有賴于有效率的公司治理結構的不斷完善。完善公司治理結構的核心是建立股東大會、董事會、監(jiān)事會與經營者之間分權和制衡的最佳交匯點,實現剩余索取權和剩余控制權由集中對稱分布不斷走向分散對稱分布。以國有控股上市公司為例,由于國有股一股獨大和終極所有者缺位,目前的治理結構表現出“行政干預——經營者控制”的基本特征。為了實現治理結構的效率改進,國有企業(yè)改革必須由行政干預下的股東主權模式轉變?yōu)槠髽I(yè)主權模式,公司的目標是為了追求所有利益相關者的整體收益最大化,而不僅僅是服務于股東利益最大化。為此,相應地引入利益相關者共同治理結構,以轉讓部分國有股權的方式使公司的股權結構多元化、合理化,公眾或機構投資者參與公司治理,可以在一定程度上解決國有資本所有者缺位的問題,從而實現治理結構的效率改進,為內部控制有效運行營造一個良好的制度環(huán)境。股東大會對企業(yè)內部控制的目標定位、程序設計與效果評價等基本問題起最終控制作用;董事會在內部控制中居于核心位置,為企業(yè)管理層制訂游戲規(guī)則,以保證內部控制目標的實現;經營者在激勵約束機制的框架內直接影響企業(yè)的行為,并進而影響內部控制的實際效果。
再次,以推進企業(yè)信息化管理進程為契機,構筑內部控制創(chuàng)新的控制平臺。保證內部控制有效運轉的前提,是要求信息傳導和反饋的快捷準確,通過信息化手段整合企業(yè)資源,以便提高內部控制效率和優(yōu)化內部控制流程。因此,企業(yè)應當關注并實施企業(yè)資源計劃(ERP,即EnterpriseResourcesPlanning),根據企業(yè)的具體情況,選擇適合自己的ERP軟件系統(tǒng),利用ERP系統(tǒng)進行有效的判斷、決策和控制。ERP的基本功能在于把企業(yè)全部業(yè)務涉及到的資源整合起來,企業(yè)內每一個員工都被明確地賦予在內部控制中所應承擔的職責,并且通過信息和溝通系統(tǒng),使每一個人都能順暢、快捷地獲取他們在執(zhí)行、控制經營過程中所需要的信息,并交換這些信息。ERP的這種整合功能使資源的利用效率得以提高。而且在整合的過程中,企業(yè)運作層面的供應、生產、銷售交易資料,只要是與財務有關的,都會在財務系統(tǒng)中自動生成,變革了財務資料的處理和存儲方式,無須再由手工開立相應的會計憑證,徹底改變了財務信息滯后于業(yè)務運作信息的問題,實現財務分析和業(yè)務運作的同步進行。通過財務系統(tǒng)對企業(yè)各業(yè)務流程的實時監(jiān)控,如物料需求管理、存貨管理和銷售管理等,能夠提供一個連結賬戶余額與原始交易數據的完整的交易軌跡,及時指導各業(yè)務的運作,一旦有非正常情況發(fā)生,除了予以特別關注外,必須分析問題發(fā)生的原因,并采取適當的處理措施,使內部控制動態(tài)化。內部控制的過程就是一個發(fā)現問題、解決問題、發(fā)現新問題、解決新問題的循環(huán)往復的過程。
三、企業(yè)應把握內部控制的發(fā)展趨勢
1.知識經濟帶來了內部控制理論基本原則的根本變革。未來的內部控制應著眼于增強企業(yè)的應變能力和學習能力。
2.知識經濟資訊與溝通在內部控制中的地位更加凸顯。建立一個統(tǒng)一、高效、開放的資訊與溝通系統(tǒng),是其他一切控制運行的平臺,應當成為企業(yè)內部控制的重中之重。
3.非正式組織和非正式制度的作用將得到足夠的重視。企業(yè)的非正式組織和非正式制度應當納入未來的內部控制體系。
4.對內部控制進行持續(xù)的監(jiān)控不再有存在的必要。注重對工作績效進行評價成為可行的控制方式,定期檢查績效評估的標準是否仍然有效,也就成為對內部控制進行監(jiān)督的更好方式。
5.控制環(huán)境對內部控制的效果影響更大,并升華為企業(yè)文化。書面的政策文件的影響越來越微弱,企業(yè)應通過主動建立和加強良性的控制環(huán)境,引導、激勵人們正確地履行責任,實現企業(yè)的目標,將外來的壓力變成人們內在的動力。在這個過程中,控制環(huán)境逐漸與企業(yè)文化融合。
四、企業(yè)應探索內部控制審計的新路子
(一)明確內部控制與內部審計的關系
內部控制既是被審計單位對其經濟活動進行組織、制約、考核和調節(jié)的重要工具,也是審計人員用以確定審計程序的重要依據。反過來,內部審計還能為改進內部控制提供建設性意見。在審計的發(fā)展過程中,對內部控制的重視與信賴,加速了現代審計方法的變革,節(jié)約了審計時間和審計費用,同時也擴大了審計范圍,完善了審計的職能。在確定內部控制與審計的關系時,應當明確以下三點:
1.在審計人員執(zhí)行審計作業(yè)時,不論被審計單位規(guī)模大小,都應當對相關的內部控制進行充分的了解。
2.審計人員應根據其對被審計單位內部控制的了解,確定是否進行符合性測試以及將要執(zhí)行的符合性測試的性質、時間和范圍。
3.對被審計單位內部控制的了解和符合性測試,并非審計作業(yè)的全部內容。內部控制良好的單位,審計人員可能評估其控制風險較低而減少實質性測試程序,但絕不能完全取消實質性測試程序。
(二)明確內部控制審計的必要性
開展內部控制審計是中油集團公司、中國石油股份公司審計工作的重要內容,同時也是與國際先進內部審計接軌的必然要求。目的是要使企業(yè)的生產經營活動能夠按照預定的目標和方式,在有效的控制下規(guī)范運作。通過內部控制審計,監(jiān)督、檢查、糾正和處理執(zhí)行過程中出現的偏差和錯誤,使內部控制更趨于完善。
(三)明確內部控制審計的主要內容、程序、方法和技術
1.內部控制審計的主要內容。
(1)對內部控制符合有效性的測試。主要包括投資控制審計、成本費用控制審計、資金控制審計、物資采購控制審計、市場準入控制審計、合同管理控制審計、勞動人事控制審計。
(2)對內部控制進行綜合測試和評價。主要包括對內部控制與企業(yè)本期主要生產經營目標一致性、內部控制成本效益性進行測評;對內部控制健全性、科學合理性進行評價。
2.內部控制審計的程序。
內部控制審計應執(zhí)行檢查控制的程序,直接參與重要的生產經營活動,如介入重大工程、物資采購項目等的招投標過程,介入公司預算的制定、執(zhí)行和修改過程,介入市場準入的審批過程,介入重大合同的簽訂過程等。通過積極的參與,在生產經營過程中及時發(fā)現、糾正偏差和錯誤,反饋內部控制存在的缺陷,起到預防和規(guī)避經營風險的重要作用。
3.內部控制審計的方法和技術。
(1)和其他審計項目一并開展。即在開展其他項目審計前,先實施內部控制審計,確定其薄弱環(huán)節(jié),以編制審計方案,明確審計重點,再開展其他審計項目。如此,可達到一箭雙雕的目的。中油集團公司、中國石油股份公司審計部2003年已明確提出:在開展其他審計項目時,必須同時開展內部控制審計。
(2)開展專項審計。內部控制審計要針對一些主要的控制程序,重要的、易產生問題的環(huán)節(jié),如合同管理、市場準入、物資采購、外付資金等進行專項審計。檢查有關制度、程序的貫徹執(zhí)行情況,對其健全性、科學性、有效性做出綜合評價。
經過實踐,在開展內部控制審計時,通常可采用“調查表法”、“文字表述法”及“流程圖法”。這三種技術手段各有利弊,審計人員可根據不同情況,運用專業(yè)判斷來選擇特定的方法技術。
企業(yè)要在激烈的市場競爭中立于不敗之地,完善內部控制及其審計已成為必要條件之一。環(huán)境的變化和管理理論的不斷發(fā)展,要求內部控制及其審計理論必須隨之發(fā)展。相信廣大審計理論界的朋友們必會將這一課題納入重要日程。
吉林油田分公司審計監(jiān)察處